РефератыИнформатика, программированиеАнАнализ информационной системы ателье по пошиву одежды

Анализ информационной системы ателье по пошиву одежды

Введение


Роль информационных систем в управлении предприятиями за последние годы коренным образом изменилась. Современное общество в условиях перехода к рыночной экономике характеризуется небывалым увеличением информационных потоков. Рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением технологии выпускаемой продукции и используемых материалов, расширением внешних и внутренних связей экономического объекта.


Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте и качеству информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная и инвестиционная деятельность.


Наряду с этим существенно меняется роль информации в общественной жизни. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества - от материального производства до социальной сферы.


С развитием компьютерной техники, программных средств, методов управления информацией менялся и смысл, вкладываемый в это понятие – сейчас ИС обеспечивает не только формирование отчетов, но и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам.


Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение. Для того, чтобы специалист-экономист мог принимать обоснованные решения, наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение, статистика он должен владеть и информационными системами.


Экономическая информация необходима для управления социально-экономическими процессами. Без сведений, которые циркулируют в экономической системе, невозможен обмен между различными компонентами управления.


В настоящее время обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Высокая степень организации и взаимосвязи компонентов процесса обработки данных позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС).


ЭИС представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.


Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи его элементов.


Цель данной работы рассмотреть информационную систему предприятия.


В работе решены следующие задачи: рассмотрена информационная система предприятия, выделены обеспечивающие подсистемы, описаны достоинства и недостатки ИС предприятия.


Объектом исследования является автоматизированная информационная система ателье по пошиву одежды г.Зеленогорска Красноярского края.


1. Краткая характеристика предприятия


Ателье «Модница» находится в г.Зеленогорск, Красноярского края ул.Набережная, 76. Часы работы ателье с 10 до 19 ч.


Ателье по пошиву женской одежды «Модница» создано в 2000 году для осуществления производственной деятельности с целью извлечения прибыли.



Основной деятельностью организации является пошив женской одежды. Ателье «Модница» не только производит одежду по индивидуальным заказам, но и реализует ее через сеть магазинов одежды и в самом ателье.


Ателье «Модница» с численностью персонала 16 человек обладает высоким производственным потенциалом, основой которого является техническая база, оснащённая современным оборудованием и квалифицированным персоналом.


Несмотря на достаточно высокую конкуренцию ателье имеет устойчивый спрос на свою продукцию.


Специфической особенность ателье является индивидуальная работа с каждым клиентом. С одним клиентом работает одна швея от начала – с момента передачи ей раскроенного материала от закройщика, до выдачи готового изделия клиенту. Это позволяет контролировать качество пошива, повышает заинтересованность в получении конечного результата. У ателье есть постоянные клиенты, которые предпочитают делать заказы у конкретных закройщиков и швей.


Иерархия управления в Ателье «Модница» насчитывает 3 уровня (рис.1).


Как всякое предприятие, Ателье «Модница» имеет бухгалтерию. Когда решали автоматизировать их работу, выбрали бухгалтерскую систему «ПАРУС», которой пользуется до сих пор. Это простая, удобная, и в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, складской учет, расчет заработной платы, кадровый учет.



Рисунок 1 - Структура Ателье «Модница»


Положительный эффект после внедрения системы проявился практически сразу. Выразилось это в заметном снижении доли ручного труда и бухгалтерии, что очень важно, ведь бухгалтерская работа - это работа рутинная: сводить дебет с кредитом скучное и монотонное занятие. После автоматизации у бухгалтеров высвободилось время для аналитической работы. Кроме того, стало возможным избегать ошибок при учете финансовых потоков.


Предприятие начало строить работу на основе оперативной и достоверной информации, что очень существенно при планировании и для управления. Проще стадо работать с клиентами; в частности, клиенту сразу выписываются необходимые документы (счета, счета-фактуры, накладные и т. п.), что удобнее при расчетах.


Периодически используемая автоматизированная система «Парус» обновляется.


2. Функциональная структура информационной системы предприятия и финансовой подсистемы



Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена (рис.1).



Рисунок 1 - Процессы в информационной системе


Процессы в информационной системе:


ввод информации из внешних и внутренних источников;


обработка входящей информации;


хранение информации для последующего ее использования;


вывод информации в удобном для пользователя виде;


обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.


ИС - важный компонент вспомогательной деятельности, который может использоваться для того, чтобы более целесообразно и эффективно выполнять основную деятельность.
Можно выделить базовые компоненты ИС: информация; информационные технологии; организационные единицы управления; функциональные компоненты (рис.2).



Рисунок 2 - Структура ИС предприятия


Каждый базовый компонент ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования.


Содержательную основу ИС составляют ее «функциональные компоненты» — модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации.



Рисунок 3 - Состав функциональных компонентов ИС


Функциональная структура ИС — совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая (рис.3).



Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем: производственные системы; системы маркетинга; финансовые и учетные системы; системы кадров (человеческих ресурсов); другие ИС, которые выполняют вспомогательные функции в зависимости от деятельности фирмы.


Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рис. 4 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.



Рисунок 4 - Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала


Из рисунка видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.


Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена — оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.


Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.
Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.


Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис.
5).



Рисунок 5 - Структура информационной системы


Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют
информационное,
техническое,
математическое,
программное,
организационное и
правовое обеспечение.



Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.


Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.


Комплекс технических средств составляют: компьютеры любых моделей; устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных и линий связи; оргтехника и устройства автоматического съема информации; эксплуатационные материалы и др.



Математическое и
программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.


К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые задачи управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.


В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.



Общесистемное программное обеспечение. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.



Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.



Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение реализует следующие функции:


анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;


подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;


разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.



Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Гл

авной целью правового обеспечения является укрепление законности.


В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.



Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.


Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает: статус информационной системы; права, обязанности и ответственность персонала; правовые положения отдельных видов процесса управления; порядок создания и использования информации и др.


3. Автоматизированные средства поддержки управленческих решений в области финансов на предприятии


На анализируемом предприятии применяется автоматизированная информационная технология – система «Парус». Система построена по модульному принципу: представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия: Бухгалтерия, Реализация и склад, Комплекс, Учет договоров, Комплектование, Заработная плата, Кадры.


Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.


ИС «Парус» на предприятии имеет следующие функциональные подсистемы: подсистема финансов, логистика, управление производством и управление персоналом. В свою очередь каждая подсистема включает в себя ряд функциональных задач (рис.6).



Рисунок 6 - Структура функциональной части системы «Парус»


В данной системе присутствует функциональная подсистема «Бухгалтерский учет», где установлены информационные связи с другими функциональными подсистемами. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.


Информационная подсистема бухгалтерского учета - упорядоченная подсистема сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах предприятия путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. В ее основу принято включать учетные задачи, назначение которых - получение информации о фактическом состоянии управляемого объекта.


Информационная подсистема бухгалтерского учета представляет информационные потоки и документооборот, характеризующие совокупность первичной информации о совершении хозяйственных операций, на основании которой выполняется различная группировка на счетах аналитического и синтетического бухгалтерского учета с целью получения сводной бухгалтерской отчетности, используемой для анализа хозяйственной деятельности предприятия, принятия руководством управляющих решений и предоставления вышестоящим и заинтересованным органам.


Выделим состав комплекса бухгалтерских задач предприятия:


Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).


Учет материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска готовой продукции). Интеграция с задачами «складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.


Учет труда и заработной платы. Интеграция с задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет.


Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НМА; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМД, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).


Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями. Используется для определения финансовых результатов.


Учет затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат); информационно связан с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.


Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.


4. Информационные связи бухгалтерского учета системы «Парус» с другими функциональными подсистемами


Комплекс бухгалтерских задач имеет сложные внутренние и внешние информационные связи (рис.7). Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние - взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.


Связи бухгалтерского учета с другими подразделениями относятся к разновидности внешних связей. Так, при учете наличия и движения материальных ценностей могут быть задействованы специалисты склада, бухгалтерии и производства.


Складской работник обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода - расхода материальных ценностей и получение первичных документов.



Рисунок 7 - Информационные связи функциональной подсистемы «Бухгалтерский учет»


Бухгалтер, получив первичные документы, выполняет бухгалтерские проводки и составляет аналитические сводки.


Работник производства контролирует информацию о наличии материала на складе, нормы его расхода и запасы. Контролируется также отпуск материалов в производство и возврат из него.


Предполагается четкое разделение функций между специалистами различных подразделений и бухгалтерией. Все документы, сформированные в различных подразделениях, например, при выполнении закупок материалов, продаже готовой продукции, производстве, приеме и отпуске материалов, считаются первичными.


Первичные документы поступают в бухгалтерию извне на бумажных носителях, а также формироваться автоматически на автоматизированных рабочих местах специалистов.


Сформированные автоматически первичные документы по каналам связи передаются на АРМ бухгалтера соответствующего участка учета. Для учета хозяйственных операций и отражения их в Главной книге и отчетных документах, работники бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского учета.


Для автоматизации формирования проводок в машине программами предусматривается создание каталога типовых хозяйственных операций. Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу несколько типовых проводок по документу. База данных типовых проводок может корректироваться и дополняться в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой хозяйственной операции включает в себя следующие элементы:


наименование хозяйственной операции;


корреспонденция счетов в проводках; при необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета, структурные подразделения;


алгоритмы расчета суммы проводки.


Все проводки фиксируются в журнале хозяйственных операций - реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный период, расположенный по датам их занесения в журнал.



Рисунок 8 - Информационные связи с бухгалтерским учетом


Схема взаимодействия первичных хозяйственных документов, сформированных при решении различных функциональных задач с их обработкой бухгалтерским учетом, представлена на рис. 8.


В подсистеме бухгалтерского учета предусмотрено формирование финансовых документов, сопровождающих движение наличных денежных средств (кассовые ордера) и безналичных (платежные поручения и др.). Эти документы могут быть связаны с документами, созданными в различных функциональных подсистемах. Обеспечивается возможность автоматизированного ввода банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью из банка, а также выполнение электронных платежей (в электронных стандартах банков-корреспондентов).


5. Достоинства, недостатки и перспективы развития ИС предприятия


Разработка ИС процесс дорогостоящий и трудоемкий, внедрение такого рода систем требует, как правило, значительной перестройки бизнес-процессов, адаптации системы бухгалтерского учета, организационных изменений. Однако бизнес выигрывает от их внедрения ИС, независимо от того, во что это обходится.


Все выгоды от внедрения ИС можно разделить на прямые и косвенные. Прямые выгоды обычно связаны с уменьшением издержек, например, уменьшение работы по вводу данных вследствие электронной системы заказов, уменьшение количества бумажной работы. Косвенные результаты внедрения ИС в бизнес-процесс, в конечном счете, включают: неосязаемые выгоды могут приписываться отдельным направлениям применения информационных систем, например, системы поддержки принятия решений улучшают структуру работы пользователя; непрямые выгоды, рассматриваются как результат дальнейших инвестиций, основанных на внедрении ИС; стратегические выгоды приводят к разработке новой стратегии, более удачного позиционирования организации и др.


Внедрение ИС на предприятии может способствовать:


получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;


освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;


обеспечению достоверности информации;


замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты;


совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;


уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;


предоставлению потребителям уникальных услуг;


отысканию новых рыночных ниш;


привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.


ИС может внести свой вклад и следующими способами:


улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства. Например, в производственной организации ИС может контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака. В организациях, ведущих прием клиентов, ИС используются для ускорения обслуживания и т.д.


увеличивает эффективность и производительность. Предположим, цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве есть на складе. ИС может отслеживать количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это необходимо.


предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений. Так, информация о продажах может помочь обнаружить спад в продаже, давая возможность выяснить причины и принять меры.


улучшает коммуникации. Находясь в командировках, дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.


улучшает использование знаний. Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.


Список использованных источников


1. Брага В.В. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем / В.В.Брага, А.А.Левкин. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006. – 224 с.


2. Дзюбенко А.Л. Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов / А.Л.Дзюбенко. - М.: МИЭМПиТ, 2005. - 152 с.


3. Информационные системы управления. Продукты. ИС «Парус». – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.parus.ru/index.php?page=150


4. Миндалев И.В. Теория экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс И.В. Миндалев. – Красноярск: КрасГАУ. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.kgau.ru/istiki/ teis/bk01-toc.html


5. Моисеенко Е.В. Информационные технологии в экономике / Е.В.Моисеенко, Е.Г.Лаврушина. - Владивосток: ВГУЭС, 2005. – С. 21.

Сохранить в соц. сетях:
Обсуждение:
comments powered by Disqus

Название реферата: Анализ информационной системы ателье по пошиву одежды

Слов:3017
Символов:27859
Размер:54.41 Кб.