КУРСОВАЯ РАБОТА
по архивоведению
по теме: «Учет и хранение документов в архивах»
Выполнила студентка гр.
Специальность
Проверил преподаватель
Оценка __________
Подпись _________
Дата сдачи _________
Санкт-Петербург
2005
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ……………………………………………………………………………..……3
1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах.5
2. Особо ценные документы Аф Рф. Создание страхового фонда …….…………….15
3. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах…..……19
3.1. Размещение документов в хранилищах. Топографирование…………….………20
3.2. Порядок выдачи дел из хранилища ……………………………………………….26
4. Проверка наличия и состояния документов в архивах Аф Рф………………….....29
Заключение……………………………….………………………………………………34
Список использованной литературы…………………………………………………...36
Алфавитный указатель………………………………………………..…………………37
Приложения………………………………………………………………………………38
ВВЕДЕНИЕ
Тема моей курсовой работы называется «Учет и хранение документов в архивах», прежде чем начать рассматривать тему, я хотела бы объяснить несколько понятий встречающихся в работе.
Архив – это организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования ретроспективной документной информации.
Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах». И поскольку архивоведение определяется как комплексная научная дисциплина, то можно выделить составляющие ее компоненты:
· Теория и методика архивоведения (ТИМА);
· История организации архивного дела;
· Археография (наука о публикации источников);
· Архивное право;
· Архивоведческое терминоведение;
· Архивный менеджмент;
· Архивная статистика;
· Автоматизированные архивные технологии;
ТИМА является одной из основных научных дисциплин, входящих в понятие архивоведения.
Таким образом, архивоведение, тесно связано с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. ГОСТ 16487 — 83 так определяет эту функцию: “обеспечение физической сохранности документов и их учет”. За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проанализировав свою курсовую работу по теме «учет и хранение документов в архиве» я точно могу сказать, что архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один ‘сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).
Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
2. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1988
3. Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе. Отечественные архивы. – 1997. - № 4
4. Никанорова В.В. Организация работы читального зала ЦАОДМ. Отечественные архивы. – 1998. - № 3, 4.
5. Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития 1994 г., М., 2000
6. Интернет www.mail@.ru
7. Интернет www.rambler.ru
8. Интернет www.yandex.ru
9. Интернет www.referat.ru
АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ
АСНТИ – автоматизированная система научно-технической информации, с. 8
АФ – Архивный фонд, с.с. 5, 6, 8, 11, 15, 26, 28, 29
ГАС – государственная архивная служба, с. 6
Госархив – государственный архив, с.с. 5, 20, 22, 30
ЕГСД – единая государственная система делопроизводства, с. 21
НСА – научно-справочный аппарат, с. 9
Росархив – Государственная архивная служба России, с.с. 6, 8, 9
РФ – Российская Федерация, с.с. 5,6
ЦФК – центральный фондовый каталог, с.с. 6,8
ЦЭК – центрально экспертная комиссия, с.16
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия, с.с. 14, 19
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Наименование организации
Наименование архива
Карточка постеллажного топографического указателя Стеллажа
Стеллаж № 8 Хранилище № 1
| Шкаф № |
Полка № |
Фонд № |
Опись № (н/д) |
Дела с № __ По № __ |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
| … |
… |
… |
… |
… |
|
| 2 |
1 |
№ 10 УМТС |
8 за 1874г. |
121-126 |
|
| 2 |
8 за 1874г. 8 за 1875 |
127-165 166-184 |
|||
| 3 |
8 за 1875г. |
185-209 |
|||
| 4 |
№ 4 УКС
/> |
6 за 1877г. |
356-389 |
||
| 5 |
6 за 1877г. |
376-389 |
Приложение № 2
Наименование организации
Наименование архива
Карточка постеллажного топографического указателя Стеллаж ?‘1
Фонд № 8 Хранилище № 1, 2, 4
Название фонда Управление материально-
технического обеспечения
| Опись № (н/д) |
Дела с № __ По № __ |
Стеллаж № |
Шкаф № |
Полка № |
Примечание |
| … |
… |
… |
… |
… |
… |
| 8 за 1874г |
121-126 |
8 |
2 |
1 |
Хранилище № 1 |
| 8 за 1874г |
127-165 |
2 |
|||
| 8 за 1875г |
166-184 |
||||
| 8 за 1875г |
185-209 |
3 |
|||
| … |
… |
… |
… |
… |
… |
| 8 лс за 1974 г. |
78-150 |
3 |
1 |
1-3 |
Хранилище № 2 |
| 8 лс за 1975 г. |
151-254 |
4-5 |
|||
| … |
… |
… |
… |
… |
… |
| Н/д за 1982 г. |
С 13–26 По 13-34 |
5 |
3 |
5 |
Хранилище № 4 |
| Н/д за 1982 г. |
С 13-26 По 13-35 |
5 |
|||
| … |
… |
… |
… |
… |
… |
Приложение 3
| Наименование организации Название ведомственного архива АКТ _____________ № ____________ (место составления)
О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны |
Утверждено Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата . Фонд № __________ (название фонда)
|
В результате _______ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
| Опись № |
Дело № |
Заголовок дела |
Дата дела |
Количество листов в деле |
Предполагаемые причины отсутствия дела |
Итого __________________ (дел)
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _____________________________________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано:*
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения от ________ № _______ организации от________ № _______
Изменения в учетные документы архива внесены.
Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)
Дата Подпись Расшифровка подписи
Приложение 4
| Наименование организации Название ведомственного архива АКТ _____________ № ____________ (место составления)
О неисправимых повреждениях дел |
Утверждаю Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата . Фонд № __________ (название фонда)
|
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
| № п/п |
Опись № |
Дело № |
Количество листов |
Заголовок дела |
Дата дела |
Сущность и причины повреждения |
Итого обнаружено непоправимо поврежденных ____________________ дел.
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: _____________________________________
_____________________________________________________________________________________
Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано:*
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения от ________ № _______ организации от________ № _______
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы
Дата Подпись Расшифровка подписи
*
Если не обнаружены дела постоянного хранения.
*
Если не обнаружены дела постоянного хранения.