Красноярский краевой институт повышения
квалификации работников образования
Библиотечно-информационный центр
Аницына Т.М
Систематизация и предметизация
документов
в библиотеке общеобразовательного учреждения
Методические рекомендации.
2-е издание, дополненное и исправленное.
Красноярск
2004
Систематизация документа – это определение классификационного индекса произведения печати или другого документа (слайды, диапозитивы, видео, диски, CD-ROM и т.д.)
Гост 7.59-90 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации
С введением в библиотеках ОУ электронного каталога к вопросу систематизации предъявляются особые требования.
Определяется более точный адрес документа, максимальное количество ключевых слов, выделение предметных рубрик.
Все это делается для оперативного и многоаспектного удовлетворения информационного запроса пользователя.
Основные принципы систематизации:
научность, единообразие, информативность классификационных решений. В библиотеках ОУ систематизация документов производится по таблицам: Библиотечно-библиографическая классификация: таблицы для детских и школьных библиотек−3-е изд., исп. и доп. - М.: Либерия, 1998.
Объектом систематизации
может быть отдельное произведение печати (издание) или другой документ, его составная часть (статья, глава и т.д.). Неопубликованные материалы (рефераты, доклады и т.д.), аудиовизуальные документы, электронные издания.
Задача систематизации
- с необходимой полнотой представить содержание документа в виде классификационных индексов, предметных рубрик, набора ключевых слов в целях создания и использования электронного и систематических каталогов, организации ресурсных фондов.
Выполняется систематизация по рабочим таблицам классификации
, которые отражают особенности структуры и степень детализации конкретного систематического каталога и систематической расстановки определенных фондов. Рабочие таблицы создаются в результате уточнения типографского издания таблиц ББК: устанавливается, какие деления будут использоваться в электронном, систематическом каталоге, а какие будут применяться для систематической расстановки документов на полке. Буква К определяет каталожные индексы, буква П - полочные.
На основе принятого классификационного решения по рабочим таблицам, используя алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу, разыскиваются соответствующие деления, определяется полный индекс. А на его основе полочный (шифр книги) и каталожный индексы.
Полный индекс показывает, в каком отделе (или отделах) систематического (электронного) каталога эта книга отражена. Он включает индексы всех подразделений каталога, в которых должна быть отражена книга. Все эти индексы соединяются знаком + (плюс
), причем на первом месте указывается индекс отдела, в котором находится документ на полке
, а потом остальные. По полному индексу можно найти все карточки на данный документ в систематическом каталоге, что необходимо, при исключении карточек из каталога в случае списания документа.
Полный индекс размещают в правом нижнем углу, 3 строка снизу, каждой карточки каталога. В отдел каталога, соответствующий первому индексу, помещается основная карточка, в остальные отделы - дополнительные карточки.
Полнота библиографического описания документов на основной и дополнительной карточках одинакова, различаются они только индексами.
Полочный индекс - это индекс хранения документа на полке.
Вместе с авторским знаком (Хавкина Л.Б. Таблица авторских знаков - любое изд.) этот индекс служит шифром документа.
Шифр документа проставляется на титульном листе, на обложке, на книжном формуляре и в левом верхнем углу всех каталожных карточек, для всех каталогов.
В левом нижнем углу каждой карточки (основной и дополнительных) указывается каталожный индекс. Согласно которого данная карточка включается в соответствующий отдел каталога.
В отличие от полочного индекса, который остается неизменным на всех карточках на данный документ, каталожный индекс на дополнительных карточках будет разным.
Каталожный индекс совпадает с полным индексом, если произведение печати отражается в одном отделе систематического каталога.
Примеры карточек:
Основная карточка
74.200.58 Кудрявцева, Е.
К88 Конкурсы будущих призывников/ Е. Кудрявцева, Е. Глазнева − М.: Школа Пресс, 2004− 45 с., ил.
74.200.58+ 85.7+68
Добавочная карточка №1
74.200.58 Кудрявцева, Е.
К88 Конкурсы будущих призывников/ Е. Кудрявцева, Е. Глазнева − М.: Школа Пресс, 2004− 45 с., ил.
85.7__
Добавочная карточка №2
74.200.58 Кудрявцева, Е. К88 Конкурсы будущих призывников/ Е. Кудрявцева, Е. Глазнева − М.: Школа Пресс, 2004− 45 с., ил
.
68
При компьютерной обработке изданий на карточке проставляется полный и полочный индексы, каталожные индексы проставляются дополнительно.
Специфической особенностью детских и школьных библиотек является принцип дифференцированного обслуживания различных возрастных групп читателей.
Поэтому весь фонд библиотеки ОУ делится на несколько частей или фондов.
1. литература для возрастной группы 7 лет;
2. литература для возрастной группы 8-9 лет;
3. литература для возрастной группы 10-15 лет;
4. литература для возрастной группы 15-17 лет;
5. литература для педагогов, руководителей детским чтением, родителей
6. Фонд аудио (видео) изданий, фонд электронных изданий.
(Вопросы организации фонда основного книгохранилища, дублетных фондов здесь не затрагиваются)
Организация и систематизация каждого из этих фондов имеет свою специфику, определяющуюся характером литературы и возрастными особенностями детей, поэтому на книжных полках каждый фонд расставляется отдельно.
Также рекомендуется вести отдельные систематические каталоги для учащихся и педагогов - Система каталогов и картотек в библиотеке ОУ: метод рек. – Красноярск, ИПК РО, 2003
Чтобы облегчить библиотекарю использование нескольких фондов во время работы, а также расстановку книг, каждый фонд получает условное обозначение.
1.Литература для возрастной группы 7лет не систематизируются и расставляются на полках в общем алфавите; выделяются отдельные темы: «О родине», «В мире животных», «Учимся читать и писать» и т.д. Книги этого фонда получают условное обозначение «Д», которое проставляется над авторским знаком:
Д
М30 Маршак С.Я.
Азбука в стихах и картинках
2.Литература для возрастной группы 8-9 лет систематизируется и расставляется на полках по сокращенному варианту таблиц с упрощенными формулировками. Для выделения этой группы литературы перед шифром ставится обозначение «Мл»:
Мл 85
С 30 Семенов О.С.
Иван Билибин: Рассказ о художнике
3.Литература для возрастной группы 10-15лет составляет основную часть фонда библиотеки ОУ, она систематизируется и расставляется на полках по основным таблицам ББК, с указанием возраста «Ст».
4.Литература для возрастной группы 15-17лет собирается только в библиотеках ОУ, систематизируется и расставляется на полках по основным таблицам без указания возрастной группы
5. Литература для педагогов, руководителей детским чтением, родителей систематизируется по таблицам ББК, приложение №3 «Структура систематического каталога научно-методической и педагогической литературы для учителей в школьных библиотеках»
6.Фонд аудио(видео) изданий, фонд электронных изданий систематизируются и расставляются на полках по необходимым для них разделам основных таблиц ББК, совместно для всех возрастных групп.
Общая методика систематизации
1.Определяющим моментом при систематизации является содержание книги.
Признаки, не связанные непосредственно с содержанием, выступают, как правило, в качестве вторичных. Например, «Теория вероятностей для астрономов и физиков»
должна быть отражена в отделе математики под индексом «22.17
Теория вероятностей. Математическая статистика», а не в отделе астрономии; «Театральная энциклопедия
»− под индексом 85.33
, а не 92.
Основным принципом систематизации является предпочтение частного, конкретного вопроса общему.
Например, литература о химическом составе отдельных природных объектов − земной коры, воды, воздуха, почвы, живых организмов относится к этим объектам, а не к химическим наукам. Химический состав земной коры
-26.21
, а не 24
; воды, воздуха
-26.23
; почвы
-40
; и т.д.
Принцип научной объективности
требует раскрытия документа с наибольшей полнотой его содержания
2.Повторное отражение
документов в каталогах (электронный, систематический) применяется для многостороннего раскрытия содержания документа, где рассматриваются два или несколько вопросов, предметов.
В этом случае при определении осно
то документу присваивается индекс предмета, отраженного первым в классификационном ряду, и дополнительный индекс, соответствующий второму предмету.
3. Систематизация документов по аспекту рассмотрения предмета, о соотношениях и взаимосвязях предмета:
а) Документ о предмете, который, относится, к какой либо области знания или отрасли практической деятельности, но рассматривается в аспекте другой области знания или практической деятельности,
относится к той науке, с точки зрения, которой рассматривается предмет. Например, «Психолого-педагогические основы обучения математики» получит индекс 74.262.21
Методика преподавания математики, дополнительный индекс 88
Психология.
б). Документ об использовании положений, законов и методов, какой – либо науки или отрасли практической деятельности в других науках или отраслях практики относятся к областям применения. Так, например, документы по акустике собираются в соответствующем подразделении раздела « 22.3 Физика
», но литература по музыкальной акустике относится к музыке «85.31
», по электроакустике – к радиоэлектронике «32.97
»
в) Документы общего характера о практическом применении данной науки во многих или нескольких отраслях собираются в общей части раздела соответствующей науки. Так, к разделу «26.1 Геодезические науки. Картография
» относятся литература общего характера о прикладной геодезии в целом. Но документы о геодезических работах при мелиорации, в строительстве и т. д. относятся к соответствующим подразделениям классификации «40 Естественные и технические основы сельского хозяйства
», «38 Строительство
»
г) Науки, являющиеся переходными, промежуточными, отнесены к тем отраслям, из потребности которых они возникли
. Так, астрофизика относится к «22.6 Астрономия
», биофизика к биологии «28
».
д) Документы, где речь идет о влиянии, воздействии принципов и правил, какой- либо науки или отрасли практики на другие науки или отрасли практики
относятся к областям, испытывающим влияние, воздействие. Например, если в документе о ледниках и климате рассматривается влияние климата на ледники, то документ получит индекс 26.222.8,
где собирается информация о ледниках.
4. Документы, в которых рассматриваются три или более предмета или предмет освещается в трех и более аспектах, относятся к обобщающемуся делению
. Например, в документе рассматриваются одновременно вопросы садоводства, огородничества, полеводства,
относятся к обобщающемуся делению «42 Специальное (частное) растениеводство
»
Документы, освещающие вопросы не получившие основного места в таблицах ББК и рассматриваемые многосторонне, в разрезе ряда дисциплин
, относятся, как правило, к отделам, в которых представлены теоретические науки, или к отделам, где данные вопросы освещаются с точки зрения их использования.
Например, в документе полезные ископаемые
характеризуются с позиций различных отраслей знания и практической деятельности, систематизируются в разделе естественных наук 26.34
,а не в разделе прикладных наук 33
, где представлены вопросы их добычи, переработки и использования.
Документы, в которых изложение специальной научной дисциплины сочетается с изложением более общей дисциплины, относится к специальной частной дисциплине.
Так книга «Ботаника с основами общей биологии» должна быть отражена в разделе ботаники 28.5
.
Многотомные издания
систематизируются по общему содержанию, а отдельные тома, имеющие характерные заглавия
, на которые составлены дополнительные карточки, повторно отражаются в соответствии с их содержанием.
Например, Современное естествознание: Энциклопедия в 10 т. – ББК.20 Естественные науки в целом.
Т.1 Физическая химия – индекс 20+ 24.5 Физическая химия. Химическая физика
Т.2 Математика. Механика. – индекс 20+ 22.1 Математика + 22.2 Механика.
5. Документы, освещающие историю науки (отрасли, предмета) в целом или нескольких отраслей наук
собираются под индексом 72.3 История науки
6.Документы по истории отдельных отраслей науки или практической деятельности
относятся к соответствующим разделам классификации
7.Документы о жизни и деятельности ученых, писателях, художников, государственных и общественных деятелях
и т. д. относятся относиться к соответствующим отраслевым отделам классификации.
8. Документы по краеведению (Красноярский край)
систематизируются в соответствующих делениях классификации, согласно содержанию документа, с применением типового деления. (253.8 Восточная Сибирь)
, или перед индексом классификации ставить буку «К»
Предметизация документов
Создавая электронный каталог, библиотека ОУ должна ставить перед собой следующие задачи:
· Обмен библиографическими базами данных с другими библиотеками;
· Создание собственных информационных продуктов и использование продуктов, заимствованных в компьютерных сетях.
Первый этап работы над электронным каталогом -
создание записей, хранения и поиска библиографических данных.
Для поиска данных в электронном каталоге одного индекса ББК недостаточно. Здесь важную роль играют предметные, географические, хронологические рубрики и ключевые слова.
Под предметизацией понимают интеллектуальный анализ содержательных и формальных признаков документа с целью его свертывания и отражения в поисковой системе.
Объектом предметизации является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов.
Процесс предметизации состоит из нескольких операций:
· Отбор документов, библиографические записи которых будут включены в предметную рубрику.
· Анализ содержания и формы документа с целью определения предмета.
· Выбор смысловых компонентов (терминов) формулировка из них рубрик.
· Стандартизация формулировки рубрик с помощью словарей предметных рубрик (или других пособий, например, тезаурусов).
· Редактирование рубрик, т.е. проверка их соответствия правилам предметизации и нормативным документам.
· Ввод рубрик в базу данных.
Качество предметизации зависит от точности отражения содержания документов с помощью языка предметных рубрик (ЯПР).
Язык предметных рубрик
–
это искусственный информационно-поисковый язык, созданный на основе естественного языка, отвечающий требованиям однозначности. Структурной единицей ЯПР являются предметные рубрики (простые и сложные), предназначенные для описания содержательных и формальных признаков документов
При создании предметных рубрик необходимо выполнить ряд приемов:
1. В формулировке предметной рубрики употребляются все части речи, кроме глаголов, местоимений и наречий. Так предметной рубрикой может служить имя существительное, например Аттестация, Андрогогика.
2. Применение сочетаний имен существительных и прилагательных: Базисный учебный план.
3. Применение синонимов, омонимов и полисемии. В словарь предметных рубрик вводят все синонимы и синонимические выражения. Например, – Самоцветы -
одна рубрика, драгоценные
камни
- другая рубрика. Омонимы – Например, слово ткани
имеет несколько омонимов,
следовательно, создается несколько рубрик, в названиях, которого уточняется значение1. ткани (биологические), 2. ткани (текстильные
). В случае полисемии применяется тот же прием, что и с омонимами – 1.Банковские операции,2. Военные операции.
4. Применение ведущего слова заголовка или подзаголовков. Продуманный выбор ведущего слова позволяет собрать в одном месте ЭК комплекс тематически близких рубрик. Для того, чтобы тематически близкие рубрики находились рядом друг с другом, необходимо название этих рубрик начинать с одного ключевого слова. Например, Безопасность. Безопасность в образовании
5. Применение сложных предметных рубрик, которые включают указание на территориальную принадлежность и хронологию описываемых событий. Например, Западная Германия 1945-1949
А также, основная рубрика может иметь подрубрики, например, рубрика Профильное обучение 1 подрубрика - Предпрофильное обучение, 2- Элективный курс, 3- Портфолио
6. Выбор предметной рубрики, точно отражающей содержание документа, зависит от степени актуальности вопроса, рассматриваемого в документе, от интересов и потребностей пользователей данной библиотеки. Например, нет необходимости создавать узкие рубрики по отдельным видам бобовых: Бобы, Горох, Фасоль. Здесь целесообразна рубрика – Бобовые.
Географическая рубрика
В Географической рубрике указывается территория, на которой происходит рассматриваемое в документе событие или в связи, с которой рассматривается предмет.
В отличии от сложной предметной рубрики в географической указывается только название территории Например, Красноярский край, Москва, Поволжье.
Хронологическая рубрика
В Хронологической рубрике указывается период в течение, которого происходит описываемое событие. 1962 год. 1985-1991 г.г.
Список литературы:
1. Библиотечно-библиографическая классификация: Таблицы для детских и школьных библиотек-3-е изд., исп. и доп. − М.: Либерия, 1998-320с
2. Методика систематизации // Таблицы ББК−− М.,1998-с.19
3. Систематизация документов // Справочник библиотекаря− СПб.,- 2002-с.97
4. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности - СПб.: Профессия -2003-576с.
5. Сукиасян Э.Р. Требования к классификационным информационно-поисковым языкам. // Библиотека – 2004-№4- с. 46-48
тоже // Библиотека – 2004-№11- с. 51-54