РефератыПредпринимательствоВиВиды обработки документов

Виды обработки документов

Содержание:


Введение.......................................................................................................... 3


Виды обработки документов.......................................................................... 4


Докладная записка (внутренняя).................................................................... 7


Служебное письмо (внешнее)......................................................................... 9


Заключение.................................................................................................... 11


Список используемой литературы:.......................................................... 12


Введение.


Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.


Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.


Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.[1]


Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-ом



Виды обработки документов.


Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:


· экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию


· предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.


· регистрация


· рациональной движение документов внутри организации


· обработка исполненных и отправленных документов.[2]


Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3]


Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.


При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4]


Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.


Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).


Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.


Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.


Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; налич

ие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.[5]


Докладная записка (внутренняя).


Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.


Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.[6]


Пример оформления внутренней докладной записки.





Общий отдел


Докладная записка


10.05.99 №36


г. Калуга


Генеральному директору объединения


Иванову Н.К.



О замене пишущих машинок.


Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.


Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.


Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.


Служебное письмо (внешнее)


Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.


Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер.


Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.


Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.


Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.


Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д.


Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию.


Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.


Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.[7]













Эмблема: награды


Наименование министерства


Наименование ведомства


Наименование структурного подразделения.


Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона и телетайпа, номер счета в банке.


00.00.0 № 00/00-00


на № 00 от 00.00.00





Код предприятия


Код формы документа


Гриф ограничения


Адресат: наименование должности.


Ф.И.О. (все в дательном падеже)


Почтовый индекс, г. Город, ул. Название, номер дома





Заголовок к тексту (отвечает на вопрос "О чем ?", начинается с предлога "О")



Показание о контроле




Заключение


Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.


В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая
и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.


В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму, в качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует большое количество видов служебных писем и каждое имеет свои особенности, но порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены в макете.


В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.


Список используемой литературы:


1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.


2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142.


3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186


4. Секретарское дело М., 1996 с.187-198


[1]
Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.44-47.


[2]
Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.183-184.


[3]
Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.


[4]
Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.


[5]
Секретарское дело М.,1996. С.187-198


[6]
Кирчанова М.В.., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства .М.: Инфра-М.,1997 с.141.


[7]
Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997, с.52-58.

Сохранить в соц. сетях:
Обсуждение:
comments powered by Disqus

Название реферата: Виды обработки документов

Слов:1560
Символов:15085
Размер:29.46 Кб.