Введение
Архивы - те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.
Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов - этакие "архивные гулаги". Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.
Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.
1.
Фондирование документов: определение фондовой принадлежности документов
Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.
В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.
Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.
Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.
При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:
1) Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.
2) Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.
3) Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.
4) Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.
5) Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.
6) В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.
7) В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.
8) Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.
9) Каждому архивному фонду присваивается название и номер.
10) При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.
Фонд может быть систематизирован на следующей основе:
1) Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.
2) Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.
3) Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.
4) Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.
Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:
1) Творческие документы;
2) Письма фондообразователя;
3) Письма фондообразователю;
4) Документы к биографии фондообразователя;
5) Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;
6) Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;
7) Коллекции.
Хронологическими границами архивного фонда являются:
1) Организации – даты образования и ликвидации.
2) Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.
3) Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.
4) Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства,
2.
Нормативные требования к зданиям и помещениям архива.
Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
1) архивохранилища;
2) рабочие помещения работников архива;
3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
6) помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
7) помещения для хранения учетных документов;
8) комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем)
9) научно-справочная библиотека;
10) методический кабинет;
11) выставочный зал.
Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Заключение
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.
Литература
1) Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. М., 2006
2) Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению. М., 2007
3) Булюлина Е.В. Архивоведение. Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001
4) Голиков А.Г. Архивоведение. Учебник для вузов. М., 2008
5) Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 2005. — № 6
6) Малышева С.Ю.Основы архивоведения. Казань, 2002
7) Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. М., 2005
8) Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007
9) Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.