Содержание:
Введение. 3
1. Организационное построение службы делопроизводства. 5
2. Прием и передача документов. 7
3. Организация доставки документов.18
3.1 Подготовка документов ответственным исполнителем. 19
3.2 Отправка документов службой делопроизводства (экспедицией)22
3.3 Розыск утерянной почтовиками корреспонденции. 27
Заключение. 30
Список литературы.. 35
Введение
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 1.
Схема 1. Движение документов в учреждении
- поступающие документы,
- документы, отправляемые из организации,
- внутренние документы.
1. Организационное построение службы делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. прилож. 1.2).
2. Прием и передача документов
Основные принципы организации документооборота:
— прохождение документов должно быть оперативным;
— каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,
Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.
Входящий документопоток составляют:
— документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
— документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
— документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
— жалобы и заявления граждан.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее — РКФ). На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.
Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать текст конфиденциальных документов.
Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Документы в электронном виде, поступающие в организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой делопроизводства или другим структурным подразделением по разрешению руководителя организации. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации технических и программных средств
Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 2).
Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.
Рис. 2. Схема прохождения входящей документации
После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в следующих случаях:
- если на документе отсутствует дата;
- если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);
- если адрес отправителя есть только на конверте.
В остальных случаях конверты уничтожаются.
Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.
С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.
Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.
Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть секретари, секретари-референты или помощники руководителя.
При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.
Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.
Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.
Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 3).
Рис. 3. Схема прохождения исходящей документации
На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.
На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.
Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.
После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,
Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.
Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.
Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
3.
Организация доставки документов.
Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства — пневмопочта, транспортеры.
Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д.
Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах' структурного подразделения документы доставляются секретарем.
Для развития деловых контактов со сторонними организациями жизненно необходима налаженная и бесперебойная доставка корреспонденции.
Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных:
- при помощи услуг почтовой связи;
- при помощи курьерской доставки (это может быть собственная курьерская служба или обращение к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставки).
В средних и крупных организациях, имеющих большое количество исходящей корреспонденции, важное значение играет не только выбор способа доставки, но и правильно организованная подготовка документов для их передачи в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки получателю. Мы предлагаем вашему вниманию один из вариантов — некий оптимальный алгоритм, который вы сможете реализовать (целиком или частично) на своем предприятии.
Как правило, подготовка документации для передачи в службу делопроизводства возлагается на ответственного исполнителя. А служба делопроизводства (экспедиция) выполняет следующие функции:
- прием, обработка и подготовка к отправке документации, включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами;
- обеспечение сохранности принимаемых документов;
- сортировка документов по способам доставки;
- ведение учета документов, направляемых в службу делопроизводства (экспедицию), оформление соответствующих реестров;
- упаковка и оформление почтовых отправлений;
- организация своевременной доставки исходящей корреспонденции;
- розыск утерянных документов, в т.ч. направление претензий по почтовой доставке.
3.1 Подготовка документов ответственным исполнителем
Для централизованной доставки документы должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они должны быть заверены печатью организации. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства (экспедиции) ответственному исполнителю.
Для направления документов в службу делопроизводства (экспедици
- составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);
- заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки);
- готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов.
Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Это позволит ускорить и упорядочить сам процесс, а также избежать многих затруднений при последующем поиске «пропавших» документов.
Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью, в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий. В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя.
Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. Во всех других случаях (кроме описанных выше) сопроводительное письмо становится излишним. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо.
Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:
- сначала на экземпляре, который должен быть возвращен обратно в организацию, как правило, в верхнем правом углу проставляется штамп
- потом с помощью степлера к этому же экземпляру документа прикрепляется листок бумаги с заранее напечатанным текстом
При направлении документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку / получение документов. Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (экспедиции).
Карточка доставки документов выполняет несколько функций:
- содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо;
- позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию);
- дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате;
- содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем сторонней организации или отправке его по почте;
- позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов.
Для отправки в названии карточки подчеркиевается слово «доставку», для получения документов — слово «получение».
При заполнении строки 3 «Перечень документов» обращаем ваше внимание на следующее. Если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых в стороннюю организацию документов, то в карточке доставки / получения указывается только номер и дата такого письма (оно регистрируется в установленном порядке, и, следовательно, копия письма хранится в службе делопроизводства). В этом случае отпадает необходимость дублирования информации в карточке доставки/получения.
При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.).
Для планирования работы и составления наиболее оптимальных маршрутов доставки корреспонденции рекомендуется предоставлять карточку на доставку/получение документов за один-три дня до планируемой даты отправки (получения).
В случае отправки документов по почте в строке 7 необходимо указывать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например, «Список № 20 от 23.04.2006 г.». В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера.
Очень часто для получения отдельных видов документов в сторонних организациях курьеру необходима доверенность, которая может быть разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов. В нашей организации обязанность по оформлению доверенности для курьера возлагается на ответственного исполнителя. Он прикладывает ее к карточке доставки/получения.
3.2 Отправка документов службой делопроизводства (экспедицией)
Сотрудник службы делопроизводства (экспедиции) проверяет представленные для отправки документы и регистрирует карточки на получение/доставку документов в специальном Журнале.
Если доставка осуществлялась курьером сотруднику другой организации, то в последнюю графу журнала вносится дата из карточки, которую указали при получении документов.
Если корреспонденция отправлялась по почтовым спискам, то в журнале указывается дата передачи документов в отделение почтовой связи. Она переносится из оттиска календарного штампа, который на почтовом списке проставляет оператор почтового отделения.
Если это была отправка простым письмом, которое курьер без регистрации кинул в почтовый ящик, то в журнале указывается дата этого события со слов курьера. Справедливости ради отметим, что важные документы таким образом не отправляются. А все иные, описанные нами способы доставки, позволяют реально контролировать сроки отправки.
Остановимся подробнее на подготовке документов для отправки через отделение почтовой связи.
«Категория почтового отправления» — совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное).
Почтовые отправления подразделяются на внутренние (принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации) и международные (принимаемые для пересылки за пределы территории Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию России).
В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:
- простые — принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату без его расписки в получении;
- регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) — принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату с его распиской в получении.
Как правило, через службу делопроизводства (экспедицию) централизованно отправляются регистрируемые почтовые отправления, которые могут пересылаться с описью вложения (принимаются в почтовом отделении в открытом виде), с уведомлением о вручении, а также международные почтовые отправления.
Зарегистрированные документы пакетируются сотрудником службы делопроизводства (экспедиции). На конвертах в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи оформляется адрес получателя и отправителя. В адресе не должно быть сокращенных названий. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
- наименование адресата (для юридического лица — полное или краткое наименование, для граждан — фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя — в верхнем левом углу.
Рекомендуется писать адресные данные печатными буквами. Следует обратить внимание на то, что на письмах с кодовым штампом (специально выделенное место для написания индекса) индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.
Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. При пересылке письменной корреспонденции в пределах Российской Федерации необходимо учитывать, что письмо (почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением) должно иметь предельные размеры:
- максимальный 229 х 324 мм;
- минимальный 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.
При этом письмо не должно превышать предельную массу в 100 г. В противном случае такое отправление уже будет считаться бандеролью. Ее максимально допустимый вес — 2 кг, а ограничения по размерам следующие:
- максимально — сумма ширины, длины и толщины не должна превышать 0,9 м, при этом наибольшее измерение — 0,6 м (для рулонов сумма длины и двойного диаметра — не более 1,04 м, при этом наибольшее измерение должно быть до 0,9 м);
- минимально — 105 х 148 мм (для рулонов сумма длины и двойного диаметра не должна быть менее 0,17 м, наибольшее измерение — 0,1 м).
Адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения страны назначения на русском языке.
При пересылке международного почтового отправления предельный вес для письма установлен в размере 2 кг, а для бандероли — 5 кг. Предельные размеры этих отправлений соответствуют предельным размерам писем и бандеролей, отправляемым по территории России.
После заполнения адресных данных сотрудник службы делопроизводства составляет опись вложения и уведомление о вручении в случае необходимости.
Сдаваемые организациями внутренние регистрируемые почтовые отправления в количестве 5 штук и более в один или несколько адресов называются партионными. Партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи по спискам (ф.103). В один список отправителем поименно записывается не более 35 почтовых отправлений одного вида. Количество почтовых отправлений, сдаваемых одновременно по нескольким спискам, не ограничивается. При этом обычно составляются списки на внутренние почтовые отправления (заказные, включая с уведомлением о вручении), списки на почтовые отправления с описью вложения, международные почтовые отправления (ф. 103А).
Утвержденные формы ваша организация может модифицировать под свои нужды. При этом необходимо согласовать удобный для вас вариант с почтовым отделением, с которым вам будет удобно работать. Почтовики в подавляющем большинстве случаев пойдут вам навстречу. Им важно, чтобы в форме присутствовала необходимая им информация. Хотя за «неопознанные объекты» они расписываться не любят, многим организациям удается договориться о включении в почтовый список графы с кодифицированной информацией о внутреннем содержании отправляемых конвертов (которые приносятся на почту в уже запечатанном виде). У почтовых отделений тоже есть план, который надо выполнять, а постоянный клиент им в этом поможет.
Для международных отправлений нужно составлять отдельные списки для ближнего и дальнего зарубежья, причем к ближнему почтовики причисляют только Беларусь, Узбекистан и Эстонию.
Как видите, в почтовых списках у каждого отправления присутствует целых три номера. Поясним разницу между ними. В первой колонке отправления просто нумеруются по порядку в списке. Номер идентификатора соответствует штриховому коду и является уникальным в пределах корреспонденции, доставляемой «Почтой России». А номер почтового отправления (п/о) уникален только в пределах почтового отделения за определенный временной промежуток. Сотрудник почты должен заполнить номер п/о и наклеить этикетку со штрихкодом в каждой строке (это по правилам). Но на практике часто штрихкоды наклеиваются с оборотной стороны и указываются крайние номера п/о (начальный и конечный).
Все оформленные и заверенные печатью организации списки передаются вместе с почтовыми отправлениями курьеру для передачи в почтовое отделение связи.
Для контроля за работой курьера рекомендуется представление ежедневных отчетов по доставке (получению) документов.
При приеме регистрируемого почтового отправления (единичного или нескольких по списку) отправителю выдается квитанция. В индивидуальной квитанции на единичное отправление указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата или наименование юридического лица, объект почтовой связи места назначения и номер почтового отправления. К почтовому списку тоже выдается квитанция, но с обобщенными данными по всем отправлениям списка.
Сотрудник службы делопроизводства (экспедиции) должен подшивать все списки в дела (по их видам), к ним подшиваются копии квитанций об оплате (оригиналы сдаются в бухгалтерию), а при направлении регистрируемых почтовых отправлений с уведомлением о вручении должен подшивать к спискам и возвращающиеся уведомления.
3.3 Розыск утерянной почтовиками корреспонденции
Чтобы максимально гарантировать почтовую доставку наиболее ценных для вашей организации документов, рекомендуем отправлять их с описью вложений (ценным письмом или бандеролью) и уведомлением о вручении.
В случае задержки доставки или пропажи внутреннего или международного почтового отправления можно обратиться с претензией:
- в почтовое отделение, откуда было сделано отправление,
- в адресное отделение связи (тогда запрос делает адресат) или
- в ваше региональное Управление федеральной почтовой связи — филиал ФГУП «Почта России».
Претензии, связанные с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой внутреннего почтового отправления, предъявляются в течение 6 месяцев со дня его отправки.
Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции между столицами республик, административными центрами краев, областей, автономной области и автономных округов утверждены постановлением Правительства РФ от 24 марта 2006 года № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».
Следует также иметь в виду, что в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. По истечении срока хранения регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу (оплата производится при получении возврата).
Претензии по розыску международных почтовых отправлений принимаются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.
Претензии предъявляются в письменной форме. При этом указываются:
- вид почтового отправления;
- номер почтового отправления или почтового перевода;
- дата и место приема;
- место назначения;
- сумма объявленной ценности или подробный перечень и стоимость пересылавшегося вложения;
- адрес и полное наименование отправителя и адресата.
Образец претензии в случае задержки доставки почтового отправления оформляется на фирменном бланке организации.
К ней прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения), можно приложить и почтовый список, если отправлялось более 5 регистрируемых почтовых отправлений. В случае повреждения внутреннего почтового отправления к претензии должны прикладываться оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п.
Отметим, что за розыск пропавшего отправления вам придется почтовикам еще и заплатить. Оплата производится при подаче претензии с последующим возвратом уплаченной суммы в случае установления вины объектов почтовой связи (для организаций).
Порядок рассмотрения и регистрации претензий устанавливается оператором почтовой связи. При этом должны быть соблюдены сроки дачи ответа заявителю (в письменной форме):
- на претензии в отношении почтовых отправлений, пересылаемых в пределах одного населенного пункта, — в течение 5 дней;
- на претензии в отношении всех других почтовых отправлений — в течение 2 месяцев.
В случае отказа оператора почтовой связи в удовлетворении претензии, в случае его согласия удовлетворить претензию лишь частично или в случае неполучения от оператора почтовой связи ответа в сроки, установленные для рассмотрения претензии, пользователь услуг почтовой связи имеет право предъявить иск в суд.
Заключение
Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.
Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:
Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.
Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.
Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.
Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.
Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).
Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.
Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.
Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.
Список литературы:
1. Андреева В.И. Делопроизводство. — М., 2001.
2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М., 1989.
3. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М., 1990.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. — М., 1997.
5. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.
6. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1975.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М. — Новосибирск, 1997.
8. Кузнецова М.В. Делопроизводство. — М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.—М., 1991.
9. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М., 1998.
10. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. — М., 2001.
11. Типовая инструкция в федеральных органах исполнительной власти. — М., 2000.
12. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. — Киев, 1987.