Московский Государственный Университет Прикладной Биотехнологии
Реферат на тему
«Организация архивного дела и сроки хранения документов»
Выполнила
Студентка 6 курса факультета БО
Специальность бухгалтерский учет,
анализ и аудит
Тюрина А.А.
Проверила ст. преподаватель Сазонова Л.Р.
Москва 2010 г.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 28.07.1998 г № 34 н, на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив. Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет послед их составления (например про проведение судебно-бухгалтерской экспертизе, проведению документальной налоговой проверки или ревизии.)
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Приказом «Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости.
Срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности, 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансового-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения, 10 лет – годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны хранится организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела: Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
· Первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета
· Каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов.
· Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.
В папке должно содержаться не более 250 листов, толщиной не более 4 см. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно, отдельно хранятся годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, подлинники – отдельно от копий. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указаниям месяца. После составления заголовков дел и установлении сроках хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии.
Первыми помещают дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации с приложением к ним. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию.
Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ - ответ помещается за документом- запросом.
В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах.
После того как будут определены все дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии, назначаемые приказом руководителя предприятия.
В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей организации.
В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечными документальных материалов с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства организации.
При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.
Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводится сотрудниками предприятия. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на основании заголовка на обложке дела.
Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.
Если документы постоянного хранения находятся в деле вместе с документами временного хранения, то их отделяют и формируют заново. Переформирование дел следует проводить во всех случаях, когда в делах временного хранения будут обнаружены отдельные документы постоянного хранения. Если же среди документов постоянного хранения будут обнаружены отдельные документы временного хранения, то переформирование таких дел не производится.
На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов. Очень осторожно надо подходить к отбору и уничтожению переписки, возникшей в момент образования или ликвидации предприятий, а также в период, когда деятельность предприятия была связана с выполнением специфических заданий или протекала в необычных условиях.
При отсутствии подлинников на хранение оставляются их заверенные копии. Рекомендуется также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также документов, которые быстро изнашиваются в результате частого использования ими.
На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие заводы. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно указывается количество сдаваемых дел и масса принятой партии макулатуры.
Дела, включенные в акт на уничтожение документальных материалов, группируются по одному какому-либо признаку. Для каждой группы указываются даты дел, их номера по номенклатуре0 количество дел в группе, номера статей по перечню. Если номенклатура дел не составлялась или нарушалась, в акте рекомендуется указывать и заголовок документа.
Дела , не включенные в перечни, а также дела, относительно которых к уничтожению не включатся. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает разъяснение соответствующего архивного органа.
Предприятие не имеет право уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятия в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решают вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой обязательного просмотра документов экспертной комиссией, включаются в самостоятельные акты. Дела этой категории в архив не сдаются.
Дела, отобранные экспертной комиссией организации к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения. Опись составляется на каждую такую группу дел отдельно – на дела, содержащие документацию по личному составу, долговременного хранения.
Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например рационализаторские предложения, технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства.
На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму делопроизводства, целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени. В сводной описи дела систематизируются по структурным подразделениям с продолжающейся нумераций за несколько лет. На предприятиях со смешанной формой делопроизводства наибольшее применение находят раздельные описи, на дела по каждому структурному подразделению.
Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей итоговой записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слове «тоже.
Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию
Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем организации и подписывается председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятия.
Описи документальные материалы долговременного хранения составляются в двух экземплярах, которые остаются на предприятии. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагаются в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке или ПЭВМ. Во всех случаях опечатки должны быть четкими, светочувствительными и несмазывающимися.
Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.
Для организации хранения, учета и практического использования, законченных делопроизводством документов на предприятии создаются архив.
Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течении года в структурном подразделении для текущей справочной работы. Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятии, и поэтому названия предприятия одновременно является названием документального фонда.
Если при определении фондовой принадлежности материалов обнаружена документация, относящаяся к фонду другого предприятия, то она подлежат изъятию. Если такая документация будет обнаружена после завершения обработки документофонда, то оформляется акт, который подшивают в дело фонда, а документы списываются с описей.
Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.
С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве.
В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими по номенклатуре дел.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архивы , для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заменитель, а место выданного дела – карта-заменитель, где указывается ,когда, кому и на какой срок выдан документ, название документа, количество выданных листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.
Архивной справкой называется составление архивов и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащие сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложением дается в хронологическом порядке событий.
Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера, о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается «незавершенная копия», «неподписанный приказ» и т.д. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.
Архивная копия – дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, не востребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого должны быть с металлическими решетками. Никаких печей, дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
Высота стеллажа не должна превышать2,2 м. стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2м, остальных проходов не более 70-80 см.
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20 С), а относительную влажность воздуха 50-65 %.
В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается и пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора, жилищно-коммунальной организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Согласно п.8 ст.99 ФЗ «О бухгалтерском учете» «первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и как правило в присутствии законного представителя организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъяты документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудникам органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие под расписку.
В тех случаях когда имеются достаточные основания полагать что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производится изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них снимаются копии и отдаются организации, у которой они были изъяты.
Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством РФ.
Приложение 1
Перечень и сроки хранения типовых управленческих документов по бухгалтерскому учету и отчетности.
┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐
│ 351 │Бухгалтерская (финансовая) │ │(1) При отсутствии│
│ │отчетность │ │годовых - пост. │
│ │(бухгалтерские балансы, отчеты о│ │(2) При отсутствии│
│ │прибылях и убытках, отчеты о │ │годовых, │
│ │целевом использовании средств, │ │квартальных - │
│ │приложения к ним и др.): │ │пост. │
│ │а) сводная годовая │Пост. <**> │ │
│ │(консолидированная) │ │ │
│ │б)годовая │Пост. │ │
│ │в) квартальная │5 л. (1) │ │
│ │г) месячная │1 г. (2) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 352 │Бюджетная отчетность (балансы, │ │(1) При отсутствии│
│ │отчеты, справки, пояснительные │ │годовых - пост. │
│ │записки): │ │(2) При отсутствии│
│ │а) годовая │Пост. <**> │годовых, │
│ │б) квартальная │5 л. (1) │квартальных - │
│ │в) месячная │1 г. (2) │пост. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 353 │Передаточные акты, │Пост. <**> │ │
│ │разделительные, ликвидационные │ │ │
│ │балансы; пояснительные записки к│ │ │
│ │ним │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 354 │Аналитические документы │5 л. ЭПК │ │
│ │(таблицы, доклады) к годовой │ │ │
│ │бухгалтерской (бюджетной) │ │ │
│ │отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 355 │Документы (протоколы, акты, │Пост. │ │
│ │заключения) о рассмотрении и │ │ │
│ │утверждении бухгалтерской │ │ │
│ │(бюджетной) отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 356 │Отчеты об исполнении смет: │ │(1) При отсутствии│
│ │а) сводные годовые │Пост. │годовых - пост. │
│ │б) годовые │Пост. │ │
│ │в) квартальные │5 л. (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 357 │Отчеты по субсидиям, субвенциям,│ │ │
│ │полученным из бюджетов: │ │ │
│ │а) годовые │Пост. │ │
│ │б) полугодовые, квартальные │5 л. │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 358 │Бухгалтерская (финансовая) │Пост. <**> │ │
│ │отчетность по международным │ │ │
│ │стандартам финансовой отчетности│ │ │
│ │или другим стандартам │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 359 │Переписка по вопросам │5 л. │ │
│ │бухгалтерского учета, бюджетного│ │ │
│ │учета, составления и │ │ │
│ │представления бухгалтерской │ │ │
│ │(финансовой) отчетности, │ │ │
│ │бюджетной отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 360 │Документы учетной политики │5 л. │ │
│ │(рабочий план счетов, формы │ │ │
│ │первичных учетных документов и │ │ │
│ │др.) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 361 │Регистры бухгалтерского │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │(бюджетного) учета (главная │ │проведения │
│ │книга, журналы-ордера, │ │проверки (ревизии)│
│ │мемориальные ордера, журналы │ │ │
│ │операций по счетам, оборотные │ │ │
│ │ведомости, накопительные │ │ │
│ │ведомости, разработочные │ │ │
│ │таблицы, реестры, книги │ │ │
│ │(карточки), ведомости, │ │ │
│ │инвентарные списки и др.) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 362 │Первичные учетные документы и │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │приложения к ним, │ │проведения │
│ │зафиксировавшие факт совершения │ │проверки (ревизии)│
│ │хозяйственной операции и │ │ │
│ │явившиеся основанием для │ │ │
│ │бухгалтерских записей (кассовые │ │ │
│ │документы и книги, банковские │ │ │
│ │документы, корешки банковских │ │ │
│ │чековых книжек, ордера, табели, │ │ │
│ │извещения банков и переводные │ │ │
│ │требования, акты о приеме, │ │ │
│ │сдаче, списании имущества и │ │ │
│ │материалов, квитанции, накладные│ │ │
│ │и авансовые отчеты, переписка и │ │ │
│ │др.) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 363 │Утвержденные лимиты, фонды │ │ │
│ │заработной платы: │ │ │
│ │а) по месту разработки и │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │До минования │ │
│ │ │надобности │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 364 │Сведения об учете фондов, │5 л. │ │
│ │лимитов заработной платы и │ │ │
│ │контроле за их распределением, о│ │ │
│ │расчетах по перерасходу и │ │ │
│ │задолженности по заработной │ │ │
│ │плате, об удержании из │ │ │
│ │заработной платы, из средств │ │ │
│ │социального страхования, о │ │ │
│ │выплате отпускных и выходных │ │ │
│ │пособий │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 365 │Реестры закупок товаров, работ, │5 л. (1) │(1) Состав │
│ │услуг, осуществляемых │ │документов и │
│ │организацией без │ │сведений, │
│ │заключения государственного или │ │содержащихся в │
│ │муниципального контракта │ │реестрах, │
│ │ │ │определяется │
│ │ │ │законами и │
│ │ │ │нормативными │
│ │ │ │правовыми актами │
│ │ │ │Российской │
│ │ │ │Федерации. │
│ │ │ │Хранятся в │
│ │ │ │организации, │
│ │ │ │исполняющей │
│ │ │ │функцию ведения │
│ │ │ │реестра, │
│ │ │ │передаются на │
│ │ │ │постоянное │
│ │ │ │хранение после │
│ │ │ │завершения ведения│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 366 │Документы (акты, сведения, │5 л. (1) │(1) После │
│ │справки, переписка) о взаимных │ │проведения │
│ │расчетах и перерасчетах между │ │взаиморасчета │
│ │организациями │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 367 │Переписка о приобретении │1 г. │ │
│ │хозяйственного имущества, │ │ │
│ │канцелярских принадлежностей, │ │ │
│ │железнодорожных и авиабилетов, │ │ │
│ │оплате услуг средств связи и │ │ │
│ │других административно- │ │ │
│ │хозяйственных расходах; о │ │ │
│ │предоставлении мест в гостиницах│ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 368 │Счета-фактуры │4 г. │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 369 │Документы (счета, справки, │5 л. ЭПК │ │
│ │переписка) по финансовым │ │ │
│ │вопросам благотворительной │ │ │
│ │деятельности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 370 │Переписка о сроках и размере │5 л. │ │
│ │арендной платы │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 371 │Документы (заявления, поручения,│5 л. ЭПК │ │
│ │переписка) о валютных операциях │ │ │
│ │(покупка, продажа) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 372 │Документы (отчеты, сводки) о │Пост. │ │
│ │ведении валютных и конверсионных│ │ │
│ │операций, операций с грантами │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 373 │Отчеты о платежах и поступлениях│ │(1) При отсутствии│
│ │валюты: │ │годовых - пост. │
│ │а) сводные годовые │Пост. │(2) При отсутствии│
│ │б) годовые │Пост. │годовых и │
│ │в) квартальные │3 г. (1) │квартальных - │
│ │г) месячные │1 г. (2) │пост. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 374 │Оперативные отчеты по счетам в │10 л. (1) │(1) После закрытия│
│ │иностранной валюте за границей │ │счета │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 375 │Оперативные отчеты о │5 л. │ │
│ │расходовании иностранной валюты │ │ │
│ │на загранкомандировки │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 376 │Отчеты по драгоценным металлам │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │ │ │проведения │
│ │ │ │проверки (ревизии)│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 377 │Гарантийные письма │5 л. (1) │(1) После │
│ │ │ │окончания срока │
│ │ │ │гарантии │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 378 │Переписка о выдаче и возврате │5 л. (1) │(1) После │
│ │ссуд │ │погашения ссуды │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 379 │Документы (справки, акты, │5 л. ЭПК │ │
│ │обязательства, переписка) о │ │ │
│ │дебиторской и кредиторской │ │ │
│ │задолженности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 380 │Перечень лиц, имеющих право │5 л. (1) │(1) После замены │
│ │подписи первичных учетных │ │новыми │
│ │документов │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 381 │Свидетельства о постановке на │Пост. <**> │ │
│ │учет в налоговых органах │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 382 │Документы (расчеты, сводки, │5 л. ЭПК │ │
│ │справки, таблицы, сведения, │ │ │
│ │переписка) о начисленных и │ │ │
│ │перечисленных суммах налогов в │ │ │
│ │бюджеты всех уровней, │ │ │
│ │внебюджетные фонды, │ │ │
│ │задолженности по ним │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 383 │Перечень выплат, на которые не │ │ │
│ │начисляются страховые взносы в │ │ │
│ │государственные социальные │ │ │
│ │фонды: │ │ │
│ │а) по месту разработки и │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │До замены │ │
│ │ │новым │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 384 │Документы (расчеты, сведения, │5 л. ЭПК │ │
│ │заявления, решения, списки, │ │ │
│ │ведомости, переписка) об │ │ │
│ │освобождении от уплаты налогов, │ │ │
│ │предоставлении льгот, отсрочек │ │ │
│ │уплаты или отказе в ней по │ │ │
│ │налогам, акцизным и другим │ │ │
│ │сборам │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 385 │Документы (акты сверок, справки)│5 л. │ │
│ │об уплате налогов в бюджет │ │ │
│ │зачетами, ценными бумагами, │ │ │
│ │поставками продукции, товаров, │ │ │
│ │работ, услуг │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 386 │Акты-справки о погашении налогов│5 л. (1) │(1) После │
│ │(задолженности) векселями │ │погашения налогов │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 387 │Документы (заявления, │5 л. │ │
│ │распоряжения, справки-графики, │ │ │
│ │акты) об оплате, размене, │ │ │
│ │приеме-передаче векселей │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 388 │Документы (таблицы, акты, │5 л. │ │
│ │расчеты) по дополнительному │ │ │
│ │налогообложению за определенный │ │ │
│ │период времени из-за пересмотра │ │ │
│ │налогового законодательства │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 389 │Реестры расчета земельного │5 л. │ │
│ │налога │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 390 │Расчетные ведомости по │ │(1) При отсутствии│
│ │отчислению страховых взносов в │ │годовых - пост. С │
│ │фонд социального │ │нарастающим итогом│
│ │страхования: │ │за IV квартал - │
│ │а) годовые │Пост. │пост. │
│ │б) квартальные │5 л. (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 391 │Отчеты по перечислению денежных │Пост. │ │
│ │сумм по государственному и │ │ │
│ │негосударственному страхованию │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 392 │Налоговые декларации (расчеты) │5 л. ЭПК │ │
│ │юридических лиц по всем видам │ │ │
│ │налогов │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 393 │Налоговые декларации и расчеты │5 л. (1) │(1) При отсутствии│
│ │авансовых платежей по единому │ │лицевых счетов или│
│ │социальному налогу │ │ведомостей │
│ │ │ │начисления │
│ │ │ │заработной платы -│
│ │ │ │75 л. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 394 │Налоговые карточки по учету │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │доходов и налога на доходы │ │проведения │
│ │физических лиц (ф. N 1-НДФЛ) │ │проверки │
│ │ │ │(ревизии). При │
│ │ │ │отсутствии лицевых│
│ │ │ │счетов - 75 л. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 395 │Декларации и расчеты авансовых │5 л. (1) │(1) При отсутствии│
│ │платежей по страховым взносам на│ │лицевых счетов или│
│ │обязательное пенсионное │ │ведомостей │
│ │страхование │ │начисления │
│ │ │ │заработной платы -│
│ │ │ │75 л. │
├─────┼────────────────────────────────┼────────────^
│ 396 │Сведения о доходах физических │5 л. (1) │(1) При отсутствии│
│ │лиц │ │лицевых счетов или│
│ │ │ │ведомостей │
│ │ │ │начисления │
│ │ │ │заработной платы -│
│ │ │ │75 л. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 397 │Реестры сведений о доходах │75 л. │ │
│ │физических лиц │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 398 │Переписка о разногласиях по │5 л. ЭПК │ │
│ │вопросам налогообложения, │ │ │
│ │взимания акцизных и других │ │ │
│ │сборов │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 399 │Документы (решения, справки, │5 л. ЭПК │ │
│ │отчеты, заявления, переписка) о │ │ │
│ │реструктуризации задолженности │ │ │
│ │по страховым взносам │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 400 │Документы (списки объектов │5 л. │ │
│ │налогообложения, перечни льгот, │ │ │
│ │объяснения, сведения, расчеты) │ │ │
│ │по расчету налоговой базы │ │ │
│ │юридическими лицами за налоговый│ │ │
│ │период │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 401 │Книги учета доходов и расходов │Пост. │ │
│ │организаций и индивидуальных │ │ │
│ │предпринимателей, применяющих │ │ │
│ │упрощенную систему │ │ │
│ │налогообложения │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 402 │Документы (планы, отчеты, │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │протоколы, акты, справки, │ │проведения │
│ │докладные записки, переписка) о │ │проверки (ревизии)│
│ │проведении документальных │ │ │
│ │ревизий финансово-хозяйственной │ │ │
│ │деятельности, контрольно- │ │ │
│ │ревизионной работе, в т.ч. │ │ │
│ │проверке кассы, правильности │ │ │
│ │взимания налогов и др. │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 403 │Критерии (система показателей) │ │ │
│ │деятельности организаций, по │ │ │
│ │которым их финансовая, │ │ │
│ │бухгалтерская отчетность │ │ │
│ │подлежит обязательному аудиту: │ │ │
│ │а) по месту разработки и │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │До замены │ │
│ │ │новыми │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 404 │Стандарты, методики проведения │ │ │
│ │аудита: │ │ │
│ │а) по месту разработки │Пост. │ │
│ │б) в других организациях │До замены │ │
│ │ │новыми │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 405 │Планы аудита (общие): │ │ │
│ │а) по месту разработки и/или │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │До минования │ │
│ │ │надобности │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 406 │Программы аудита (общие): │ │ │
│ │а) по месту разработки и/или │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │До минования │ │
│ │ │надобности │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 407 │Договоры оказания аудиторских │5 л. (1) │(1) После │
│ │услуг │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 408 │Аудиторские заключения по │5 л. (1) ЭПК │(1) При условии │
│ │бухгалтерской (финансовой) │ │проведения │
│ │отчетности │ │проверки │
│ │ │ │(ревизии). │
│ │ │ │Для годовой │
│ │ │ │бухгалтерской │
│ │ │ │(финансовой) │
│ │ │ │отчетности - пост.│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 409 │Переписка о наложенных на │5 л. │ │
│ │организацию взысканиях, штрафах │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 410 │Документы (справки, акты, │5 л. ЭПК │ │
│ │обязательства, переписка) о │ │ │
│ │недостачах, растратах, хищениях │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 411 │Положения об оплате труда и │ │(1) После замены │
│ │премировании работников: │ │новыми │
│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │5 л. (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 412 │Документы (сводные расчетные │5 л. (2) │(1) При отсутствии│
│ │(расчетно-платежные) ведомости │ │лицевых счетов - │
│ │(табуляграммы) и документы к │ │75 л. │
│ │ним, расчетные листы на выдачу │ │(2) При условии │
│ │заработной платы, пособий, │ │проведения │
│ │гонораров, материальной помощи и│ │проверки (ревизии)│
│ │др. выплат (1); доверенности на │ │ │
│ │получение денежных сумм и │ │ │
│ │товарно-материальных ценностей, │ │ │
│ │в том числе аннулированные │ │ │
│ │доверенности) о получении │ │ │
│ │заработной платы и других выплат│ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 413 │Лицевые карточки, счета │75 л. ЭПК │ │
│ │работников │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 414 │Переписка о выплате заработной │5 л. │ │
│ │платы │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 415 │Документы (копии отчетов, │5 л. │ │
│ │заявления, списки работников, │ │ │
│ │справки, выписки из протоколов, │ │ │
│ │заключения, переписка) о выплате│ │ │
│ │пособий, оплате листков │ │ │
│ │нетрудоспособности, материальной│ │ │
│ │помощи │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 416 │Исполнительные листы работников │До минования │(1) Не менее 5 л. │
│ │(исполнительные документы) │надобности (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 417 │Документы (заявления, решения, │До минования │(1) Не менее 5 л. │
│ │справки, переписка) об оплате │надобности (1) │ │
│ │учебных отпусков │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 418 │Лицевые счета акционеров │5 л. (1) │(1) После перехода│
│ │ │ │права │
│ │ │ │собственности на │
│ │ │ │акции. При условии│
│ │ │ │проведения │
│ │ │ │проверки (ревизии)│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 419 │Ведомости на выдачу дивидендов │75 л. │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 420 │Ведомости на выдачу компенсаций │25 л. (1) │(1) После выплаты │
│ │гражданам за причинение ущерба │ │компенсации │
│ │на финансовом и фондовом рынках │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 421 │Государственный реестр │Пост. (1) │(1) Состав │
│ │государственного имущества, │ │документов и │
│ │составляющего государственную │ │сведений, │
│ │казну │ │содержащихся в │
│ │ │ │реестре, │
│ │ │ │определяется │
│ │ │ │нормативными │
│ │ │ │правовыми актами │
│ │ │ │Российской │
│ │ │ │Федерации. │
│ │ │ │Хранится в │
│ │ │ │организации, │
│ │ │ │исполняющей │
│ │ │ │функцию ведения │
│ │ │ │реестра, │
│ │ │ │передается на │
│ │ │ │постоянное │
│ │ │ │хранение после │
│ │ │ │завершения ведения│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 422 │Документы (карты учета, │Пост. │ │
│ │правоустанавливающие документы, │ │ │
│ │решения, акты) по ведению │ │ │
│ │реестра государственного, │ │ │
│ │муниципального имущества │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 423 │Реестры балансодержателей │Пост. (1) │(1) Состав │
│ │недвижимого имущества Российской│ │документов и │
│ │Федерации │ │сведений, │
│ │ │ │содержащихся в │
│ │ │ │реестрах, │
│ │ │ │определяется │
│ │ │ │законами и │
│ │ │ │нормативными │
│ │ │ │правовыми актами │
│ │ │ │Российской │
│ │ │ │Федерации. │
│ │ │ │Хранятся в │
│ │ │ │организации, │
│ │ │ │исполняющей │
│ │ │ │функцию ведения │
│ │ │ │реестра, │
│ │ │ │передаются на │
│ │ │ │постоянное │
│ │ │ │хранение после │
│ │ │ │завершения ведения│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 424 │Документы (распоряжения, │Пост. │ │
│ │перечни, акты) по передаче │ │ │
│ │имущества из федеральной │ │ │
│ │собственности в собственность │ │ │
│ │субъекта Российской Федерации │ │ │
│ │или муниципальную собственность,│ │ │
│ │из собственности субъекта │ │ │
│ │Российской Федерации в │ │ │
│ │федеральную или муниципальную │ │ │
│ │собственность, из муниципальной │ │ │
│ │собственности в федеральную │ │ │
│ │собственность или собственность │ │ │
│ │субъекта Российской Федерации │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 425 │Документы (списки имущества, │Пост. <**> │ │
│ │акты, соглашения) о порядке │ │ │
│ │установления долевой │ │ │
│ │собственности между │ │ │
│ │собственниками имущества и его │ │ │
│ │разделе │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 426 │Документы (предписания, акты, │15 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │судебные иски, переписка) о │ │вынесения │
│ │порядке востребования имущества │ │окончательного │
│ │из чужого незаконного владения │ │судебного решения │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 427 │Документы (протоколы заседаний │Пост. <**> (1) │(1) О товарно- │
│ │инвентаризационных комиссий, │ │материальных │
│ │инвентаризационные описи, │ │ценностях │
│ │списки, акты, ведомости) об │ │(движимом │
│ │инвентаризации активов, │ │имуществе) - 5 л. │
│ │обязательств │ │При условии │
│ │ │ │проведения │
│ │ │ │проверки (ревизии)│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 428 │Инвентаризационные описи │Пост. <**> │ │
│ │ликвидационных комиссий │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 429 │Документы (протоколы, акты, │Пост. <**> │ │
│ │расчеты, ведомости, заключения) │ │ │
│ │о переоценке основных фондов, │ │ │
│ │определении амортизации основных│ │ │
│ │средств, оценке стоимости │ │ │
│ │имущества организации │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 430 │Документы (заявки, акты оценки, │10 л. (1) ЭПК │(1) После продажи │
│ │переписка и др.) по продаже │ │ │
│ │движимого имущества │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 431 │Документы (справки, акты, │Пост. <**> │ │
│ │сведения, решения и др.) о │ │ │
│ │возврате конфискованного │ │ │
│ │имущества реабилитированных │ │ │
│ │граждан (жертв политических │ │ │
│ │репрессий) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 432 │Акты о передаче прав на │Пост. <**> │ │
│ │недвижимое имущество и сделок с │ │ │
│ │ним от прежнего к новому │ │ │
│ │правообладателю (с баланса на │ │ │
│ │баланс) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 433 │Переписка о разделе совместной │Пост. │ │
│ │собственности юридических лиц │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 434 │Переписка о приеме на баланс, │5 л. │ │
│ │сдаче, списании материальных │ │ │
│ │ценностей (движимого имущества) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 435 │Документы (заявки, справки, │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │лимиты, расчеты) о расходах на │ │проведения │
│ │приобретение оборудования, │ │проверки (ревизии)│
│ │производственного и жилого фонда│ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 436 │Договоры, соглашения (1) │5 л. (2) ЭПК │(1) Не указанные в│
│ │ │ │отдельных статьях │
│ │ │ │Перечня │
│ │ │ │(2) После │
│ │ │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора,│
│ │ │ │соглашения │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 437 │Протоколы разногласий по │5 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │договорам │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 438 │Завещания │Пост. <**> │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 439 │Договоры дарения │Пост. <**> │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 440 │Договоры подряда с юридическими │5 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │лицами │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 441 │Договоры проката │5 л. (1) │(1) После │
│ │ │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 442 │Договоры ренты │Пост. <**> │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 443 │Договоры возмездного оказания │5 л. (1) │(1) После │
│ │услуг (консультационных, │ │истечения срока │
│ │информационных, услуг по │ │действия договора │
│ │обучению) работникам │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 444 │Договоры-поручения │5 л. ЭПК (1) │(1) После │
│ │ │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 445 │Договоры найма │5 л. (1) │(1) После │
│ │ │ │истечения срока │
│ │ │ │действий договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 446 │Договоры мены │5 л. (1) │(1) После │
│ │ │ │истечения срока │
│ │ │ │действий договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 447 │Договоры страхования │5 л. (1) │(1) После │
│ │имущественной и гражданской │ │истечения срока │
│ │ответственности │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 448 │Документы (заявления, заключения│5 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │страховщика, переписка) по │ │истечения срока │
│ │страховой деятельности │ │действия договора │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 449 │Договоры по лизингу имущества │Пост. <**> │ │
│ │организации │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 450 │Документы (списки объектов │Пост. │ │
│ │имущества, акты, расчеты │ │ │
│ │отчислений от прибыли, │ │ │
│ │переписка) по лизингу имущества │ │ │
│ │организации │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 451 │Договоры по залогу имущества │10 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │организации │ │истечения срока │
│ │ │ │действия договора.│
│ │ │ │Документы по │
│ │ │ │залогу недвижимого│
│ │ │ │имущества - пост. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 452 │Документы (расчеты стоимости │10 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │имущества, акты, переписка) по │ │истечения срока │
│ │залогу имущества организации │ │действия договора.│
│ │ │ │Документы по │
│ │ │ │залогу недвижимого│
│ │ │ │имущества - пост. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 453 │Паспорта сделок │Пост. <**> │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 454 │Переписка по вопросам оказания │5 л. │ │
│ │платных услуг │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 455 │Документы (расчеты, заключения, │5 л. (1) ЭПК │(1) После │
│ │справки, переписка) к договорам,│ │истечения срока │
│ │соглашениям │ │действия договора,│
│ │ │ │соглашения │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 456 │Документы (акты, справки, счета)│ │(1) После │
│ │о приеме выполненных работ: │ │истечения срока │
│ │а) по договорам, контрактам, │5 л. (1) ЭПК │действия договора,│
│ │соглашениям на работы, │ │соглашения │
│ │относящиеся к основной │ │(2) При отсутствии│
│ │(профильной) деятельности │ │лицевых счетов - │
│ │организации │ │75 л. │
│ │б) по трудовым договорам, │5 л. (2) │ │
│ │договорам подряда │ │ │
│ │в) по хозяйственным, │5 л. (1) │ │
│ │операционным договорам, │ │ │
│ │соглашениям │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 457 │Договоры о материальной │5 л. (1) │(1) После │
│ │ответственности материально │ │увольнения │
│ │ответственного лица │ │материально │
│ │ │ │ответственного │
│ │ │ │лица │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 458 │Образцы подписей материально │До минования │(1) Не менее 5 л. │
│ │ответственных лиц │надобности (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 459 │Книги, журналы, карточки учета: │ │(1) При условии │
│ │а) ценных бумаг │Пост. <**> │проведения │
│ │б) поступления валюты │5 л. (1) │проверки (ревизии)│
│ │в) регистрации договоров купли- │Пост. <**> │(2) После │
│ │продажи движимого и недвижимого │ │окончания срока │
│ │имущества, в т.ч. акций │ │действия договора,│
│ │г) договоров, контрактов, │5 л. (2) │контракта, │
│ │соглашений с юридическими лицами│ │соглашения │
│ │д) основных средств (зданий, │5 л. (3) │(3) После │
│ │сооружений), иного имущества, │ │ликвидации │
│ │обязательств │ │основных средств. │
│ │е) договоров, актов о приеме- │Пост. <**> │При условии │
│ │передаче имущества │ │проведения │
│ │ж) расчетов с организациями │5 л. (4) │проверки (ревизии)│
│ │з) приходно-расходных кассовых │5 л. (4) │(4) При условии │
│ │документов (счетов, платежных │ │проведения │
│ │поручений) │ │проверки (ревизии)│
│ │и) погашенных векселей на уплату│5 л. (5) │(5) После │
│ │налогов │ │погашения налога. │
│ │к) реализации товаров, работ, │5 л. (6) │При условии │
│ │услуг, облагаемых и не │ │проведения │
│ │облагаемых налогом на │ │проверки (ревизии)│
│ │добавленную стоимость │ │(6) С даты │
│ │л) хозяйственного имущества │5 л. (4) │последней записи. │
│ │(материальных ценностей) │ │При условии │
│ │м) вспомогательные, контрольные │5 л. (4) │проведения │
│ │(транспортные, грузовые, весовые│ │проверки (ревизии)│
│ │и др.) │ │ │
│ │н) подотчетных лиц │5 л. │ │
│ │о) исполнительных листов │5 л. │ │
│ │п) сумм доходов и подоходного │5 л. │ │
│ │налога работников │ │ │
│ │р) депонированной заработной │5 л. (4) │ │
│ │платы │ │ │
│ │с) депонентов по депозитным │5 л. │ │
│ │суммам │ │ │
│ │т) доверенностей │5 л. (4) │ │
│ │у) учета покупок; учета продаж │4 г. │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 460 │Программы, руководства по │ │(1) После замены │
│ │организации и внедрению │ │новыми │
│ │автоматизированных систем │ │ │
│ │бухгалтерского учета и │ │ │
│ │отчетности: │ │ │
│ │а) по месту разработки и/или │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 461 │Переписка об организации и │5 л. │ │
│ │внедрении автоматизированных │ │ │
│ │систем учета и отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 462 │Формы (альбомы форм) │ │ │
│ │унифицированных первичных │ │ │
│ │документов и регистров │ │ │
│ │бухгалтерского учета: │ │ │
│ │а) по месту разработки и │Пост. │ │
│ │утверждения │ │ │
│ │б) в других организациях │До замены │ │
│ │ │новыми │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 463 │Заказы на бланки документов │1 г. │ │
│ │учета и отчетности │ │ │
└─────┴────────────────────────────────┴───────────────┴──────────────────┘
Список использованной литературы.
1. А.А. Белов, А.Н. Белов «Бухгалтерский учет. Теория и практика», Москва 2006г.
2. Приказ № 34н от 29.07.1998г об «Утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
3. Приказ № 558 от 25.08.2010 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения)»
4. Федеральный закон № 129 ФЗ от 21.11.1996г «О бухгалтерском учете»