Тема дипломной работы:
«Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)»
Цель дипломной работы:
проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края
ž четко определить понятие оперативного хранения документов;
ž описать современные средства оперативного хранения;
ž выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;
ž изучить основные требования к хранению документов в организации;
ž провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.
Методы научного исследования
Оперативное хранение документов – хранение дел с момента заведения и до передачи в архив организации
Номенклатура дел
Формирование дел осуществляется:
žЦентрализовано, т. е. только службой ДОУ
žДецентрализовано, т. е. всеми структурными подразделениями организации
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования
Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (Инспекция)
ž Является территориальным органом Федеральной налоговой службы
ž Местонахождение и юридический адрес Инспекции: 656056 г. Барнаул, ул. М. Горького, 36
ž Руководство
Организация документов в делопроизводстве Инспекции -совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Инспекции.
Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции.
Номенклатура дел Инспекции составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции
Современные средства оперативного хранения документов
В результате проведенного исследования мною были отмечены следующие недостатки в Инспекции:
žотсутствие электронного варианта номенклатуры дел
žдокументы, полученные по электронной почте не систематизированы
žсоздание электронной базы находится на начальном этапе
žВо-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов
žВо-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним
žВ-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам
žВ-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений
Всем спасибо за внимание