Организация делопроизводства

1.Краткая история
развития
делопроизводства.

Определение
делопроизводства
по ГОСТу 16487-83 (название
ГОСТа).

Взаимосвязь
вопросов
усовершенствования
делопроизводства
с вопросами
развития и
усовершенствования
управления.

Определение
делопроизводства
по ГОСТу 16487-83
«Делопроизводство
и архивное
дело. Термины
и определения»:

Настоящий
стандарт
устанавливает
основные термины
и определения
понятий, применяемые
в области
делопроизводства
и архивного
дела.

Термины, установленные
стандартом,
обязательны
для применения
в документации
всех видов,
учебной и справочной
литературе.

Делопроизводство
– деятельность,
охватывающая
документирование
и организацию
работы с документами.

Документ –
материальный
объект с информацией,
закрепленной
созданным
человеком
способом для
ее передачи
во времени и
пространстве.

С давних времен
дошли до нас
различные виды
документов,
с помощью которых
мы имеем возможность
узнать историю
своей страны,
ее героическое
прошлое, особенности
быта своего
народа, правовые
формы и этические
нормы взаимоотношений
между людьми.

Необходимость
создания документов
возникла одновременно
с появлением
письменности.
Более того,
считают, что
именно потребность
в создании
различных
документов
(соглашений,
договоров и
т.п.) и повлекла
за собой появление
письменности
как способа
изложения
информации
не только личного,
но и государственного
значения. Уже
в Vв. до нашей
эры древнеримский
плебс требовал
введения четких
«писанных»
законов. Создание
зафиксированных
на бумаге законов
и правил было
также главным
требованием
средневековых
восстаний.
Когда же появились
законы от
делопроизводителя
требовалось
абсолютная
точность формулировок
и безукоризненное
знание формы
изложения,
иначе документ
терял силу.

С развитием
письменности
документы стали
способом общения
и передачи
информации.

До конца ХVв.
государственных
учреждений
еще не существовало,
их функции
выполняли
отдельные
должностные
лица или органы,
осуществляющие
свою деятельность
или с очень
ограниченным
штатом чиновников,
или вообще без
штата. Единая
система делопроизводства
не была востребована
самой системой
управления.

Однако, письменные
документы,
дошедшие до
нашего времени,
доказывают
что, уже в Хв.
была культура
написания
документов.
Это договоры
с Византией
911и 945гг.

Документы
хранились в
центральных
храмах, в крупных
городах существовали
хранилища
документов,
а местом создания
документов
стали храмы,
посвященные
покровителям
цеховых ремесел-рыбаков,
торговцев
различным
товаром. В этих
храмах велись
судебные дела
и книги записи
торговых операций,
а хранение
документов
в храмах придавало
юридическую
силу. Большой
юридической
силой обладали
церкви.

С увеличением
числа создаваемых
документов,
накопились
и традиции в
сфере документирования,
что привело
к созданию
штата профессиональных
специалистов
в области создания
и обработки
документов.
Этот штат состоял
из псаломщиков
и дьяков. Также
стали формироваться
устойчивые
образцы обращений
и завершений
в документах,
формуляры, т.е.
типовые устойчивые
формы отдельных
документов,
из которых
составлялись
своеобразные
пособия по
делопроизводству
– «формулярники».
Документы
скрепляли
буллами - свинцовые
печати.

Со временем
менялась и
графика письменности,
первоначально
документы
составлялись
уставной манерой
письма, выписыванием
букв с прямыми
очертаниями.
Позже использовался
полуустав,
который позволил
ускорить процесс
письма за счет
выносных букв
и сокращений
отдельных слов.
Документ составлялся
сплошным текстом,
без разделения
на отдельные
слова, а знаком
препинания
стала использоваться
точка в конце
предложения.

Сформировавшиеся
практикой
традиции постепенно
становились
нормами обычая,
закладывая
основу будущей
системы делопроизводства.

Система государственного
делопроизводства
начала формироваться
с середины ХVв.
Управление
государством
сложилось из
удельного
княжества, хотя
это нельзя было
назвать государством,
это было хозяйство
князя. Некоторые
поручения
выполняли
бояре, приближенные
к князю. Вся
деятельность
по вопросам
государственного
управления
объединялась
высшим правительственным
учреждением
- Боярской Думой.
Удалось создать
сильную централизованную
систему управления.
Боярская Дума
и приказы выполняли
все важнейшие
функции административного
управления,
поэтому этот
период называют
приказным.

Однако в этот
период не было
отлаженной
системы управления.
Для ведения,
дела передавались
определенным
лицам, или в
управлении
участвовало
несколько
ведомств, что
приводило к
неразберихе.

Организацией
и ведением
делопроизводства
занимались
дьяки и подьячие,
распорядительная
деятельность
всецело принадлежала
приказным
судьям.

В приказной
избе хранилась
государственная
городская
печать, денежные
суммы и велось
делопроизводство.
Приказная изба
делилась на
столы, она
представляла
собой и канцелярию,
и архив. Документы
размещались
на столах или
на скамьях,
особо ценные
помещали в
сундуках-ларях,
там же и велась
текущая работа
и прием посетителей.

В делопроизводстве
приказов
использовалась
очень интересная
форма документа
– столбец (столп,
столпик), т.е.
свиток из подклеенных
друг к другу
узких листов
бумаги, вместе
с этим зарождалась
и начала применяться
тетрадная
форма. По мере
необходимости
тетради собирались
вместе, переплетались
и составлялись
книги. В книгах
велись списки,
финансовые,
учетные, регистрационные
записи и др.

Важным признаком
официального
документа
являлся его
формуляр. Это
определялось
наличием устойчивых
информационных
элементов
документа
(реквизитов,
языковых формул),
расположенных
в определенной
последовательности,
специфической
для каждого
вида документа.

В документах
этого периода,
большинство
реквизитов
еще не выделялось
из текста, т.е.
обращение,
адресат, дата
документа,
обозначение
автора и др.,
содержание
документа
составлял
сплошной текст.
В заключительной
части документа
обозначалась
дата ее составления
и место, где
она была написана.

В приказной
период постепенно
создается
система делопроизводства
центральных
и местных учреждений,
складывается
штат, создаются
устойчивые
формы документов
и приемы их
составления.
Однако государство
не принимало
во внимание
общие административные
правила, поэтому
не могло ввести
систематического
порядка в организацию
учреждений
и их делопроизводство.

Отсутствие
в прежних учреждениях
установленного
законом порядка,
общих письменных
форм документов,
постоянных
сроков, для
производства
дел, правительство
вынуждено было
искать новые
формы государственного
устройства.
Появляются
новые учреждения
бюрократического
типа и регламенты
для них, точно
определяющие
состав, организацию,
компетенцию
и делопроизводство.

Сенат стал
первым законосовещательным
органом и органом
надзора за
правительственными
учреждениями.
В то время всего
было создано
12 коллегий. Каждая
коллегия руководилась
своим регламентом.
После чего
законодательной
основой реформы
стал « Генеральный
регламент»,
который ввел
систему делопроизводства,
которая получило
название «
коллежское»
делопроизводство.

С созданием
Генерального
регламента
делопроизводство
узаконивается.
Делопроизводственная
деятельность
закрепляется
за самостоятельным
подразделением-канцелярией.
Были разработаны
вопросы о правильном
ведении регистрации
документов,
что обеспечивало
сохранность
документов,
оперативное
ведение справочной
работы, контроль
за движением
документов
и их исполнением.
Также были
подробно проработаны
вопросы документирования
и движения дел
( документооборота).

В коллежском
делопроизводстве
возникало
большое число
новых документов,
появились и
новые названия
документов,
такие как векселя,
облигации,
реляции, мемории,
рапорты, журналы,
протоколы,
корреспонденция,
инструкции
и другие.

В это время
происходят
большие изменения
в форме документов.
Самостоятельными
элементами
формуляра
становятся
дата документа
и наименование
документа.
Появляются
ряд реквизитов,
отражающих
различные
стадии процесса
документирования
или стадии
обработки
документов:
подписи, отметки
о согласовании,
регистрационные
индексы, отметка
о контроле,
отметка о направлении
в дело и другие.

С увеличением
документооборота
значительно
поднялся объем
письменной
работы у канцелярских
чиновников,
что привело
к медлительности
делопроизводства
и волоките.

Большое значение
для организации
делопроизводства
имеет установленная
«Учреждением
для управления
губерний»
«иерархия
властей и мест»,
определившая
порядок отношений
между собой
высших центральных
и местных учреждений.
Этот иерархический
порядок взаимоотношений
учреждений
присутствует
в некоторой
степени и в
современном
делопроизводстве.

Начало ХIХ
века встретило
новые реформы
государственного
управления
и делопроизводства,
которая затронула
главным образом
верхний уровень
управления
– высшие и
центральные
учреждения
и завершило
формирование
системы центральных
и местных учреждений.

Новая система
управления
– министерская,
была основана
на создании
министерств
с управляющими
министрами,
что было необходимо
для более низкой
и оперативной
системы управления.

В 1802 году были
созданы первые
министерства.
Комитет министров
стало высшим
административным
учреждением.

Позже, в 1910 году,
был создан
Государственный
Совет – высшее
законосовещательное
учреждение.
Вместе с этим
была проведена
реформа Сената,
который становится
высшей судебной
инстанцией,
выполняющая
функцию надзора
за правительственным
аппаратом.
«Общие учреждением
министерств»
принималось
единообразие
в систему
делопроизводства
министерств,
а именно: создание
документов,
архивное хранение,
формы документов,
по которым
совершается
делопроизводство,
движением
документов
и дел.

Существенные
изменения в
системе управления
потерпели и
формы документов.
Появляются
бланки учреждений
с угловым
расположением
реквизитов.
В состав реквизитов
бланка включались
наименование
учреждения,
наименование
структурных
подразделений,
отражающие
место подразделений
– автора в структуре
учреждения
(департамент,
отделение,
стол). Также
включаются
в состав реквизитов
бланка дата
документа,
регистрационный
индекс документа,
заголовок к
тексту документа.
Появляется
ссылка на поступивший
документ.

Несмотря на
глобальные
изменения в
системе управления,
жизнь требовала
более гибких
форм делопроизводства
и его ускорения.
Система министерского
делопроизводства
оставалась
громоздкой
и неповоротливой,
несмотря на
использование
пишущих машинок.
Появление
телеграфа и
телефона воплотила
в жизнь новый
вид переписки
как телеграммы
и телефонограммы.
Это был поистине
революционный
переворот в
документировании
деятельности
учреждений.

Октябрьская
революция 1917
года привела
к слому старого
государственного
аппарата, что
кардинально
изменило строй:
высшим органом
государственной
власти стал
Всероссийский
Съезд Советов.
Для управления
страной образовано
первое советское
правительство
– Совет Народных
Комиссаров
(Совнарком).
Отраслями
государственного
управления
постановлением
Съезда были
созданы первые
13 народных
комиссариатов
(наркоматов).

Отстранение
от власти бывших
помещиков,
дворян, представителей
купечества
было закреплено
декретом ВЦИК
и СНК РСФСР.
Для работы в
советских
учреждениях
были привлечены
солдаты, рабочие,
не имеющие
специального
образования,
что привело
к понижению
уровня документационного
обеспечения
управления.
В 1917 году СНК
издает декрет
« О порядке
утверждения
и опубликовании
законов». В
1918 году было
принято постановление
СНК для оформления
административных
документов,
«О форме бланков
государственных
учреждений».
В этом постановлении
перечислялись
обязательные
реквизиты
бланка документов,
что привело
к упрощению
и рационализации
делопроизводства.